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情報漏洩の防止にもつながる、持出管理システムの導入

皆さんの会社では、社内から共用機材を持ち出す際の手続きや機材管理に苦慮していませんか?

いざ使いたいときになって機材が見当たらないと、どこかの陰に紛れてしまっているのか、誰かが持ち出して返していないのか…。その所在確認に時間を取られてしまいます。また個人情報が入ったパソコンの紛失は情報漏洩事故となり、企業にとって大きな損害を与えることにもなりかねません。

弊社では、研修で使用する機材の持出管理に、ICタグを使った持出管理システムを導入しています。

弊社が開催する研修では、その目的やカリキュラムに応じて様々な機材を使いながら実習することがあり、研修の開催準備は前日の夕刻、直前の研修が撤収された後から行うことが通常です。

共用機材は、普段は倉庫に保管されており、持ち出し時には必ず管理者が立ち会う(入室キーあり)ことになっています。

そのため、手続きを踏まずに勝手に持ち出すことは不可能ですが、一部の機材だけを先に返却したり、故障で代用機材を追加で持ち出したりするといったイレギュラーが起こる場合もあります。

管理簿が紙管理されていた頃は、イレギュラーな事案が発生した場合、管理簿への記録が煩雑で時間がかかるうえ、記載ミスも起こりがち。結果的に所在を突き止めるのに苦労することもありました。

また、先にもお話したように、研修準備を行うのは前日の夕刻からが多い弊社では、準備している最中に欠品に気づくことも珍しくありません。

前に持ち出した社員に確認を取ろうにも、当該社員はすでに退社した後…となると、機材の所在をヒアリングするのにはかなりの手間がかかってしまいます。

そんな煩雑な運用も、持出管理システムを導入することで、大幅な改善を図ることができました。


持出時の処理
持ち出す機材を並べてから、それらのICタグを一括で読み取り、読み取った数と持ち出す数の一致を確認してから、システム側に登録します。(持出登録)


返却時の処理
返却する機材を並べてから、それらのICタグを一括で読み取り、読み取った数と返却する数の一致を確認してから、システム側に登録します。(返却登録)


機材をひとつずつ確認せずとも一括で持ち出し処理ができ、確認は読み取った数と持ち出した数の一致を確認するだけ。

システムへの登録時にそれぞれのステータスが切り替えられることで、機材が持ち出し中なのか、倉庫にあるのかが、機材一覧からすぐに把握できるようになっています。

また、すべての持ち出し履歴が残されているため、「いつ」「だれが」持ち出したのかを機材ごとに記録・把握することができ、欠品時や機材故障時のトレースにも役立ちます。

さらに、毎年必要な棚卸処理の際には、倉庫内に収納された全てのICタグを、広範囲リーダーで一括処理します。倉庫内に存在する機材が瞬時に把握でき、ひとつずつリーダーをかざして確認していく必要もありません。

NTTラーニングシステムズでは、ICTを活用した業務改善や働き方改革にも積極的に取り組んでいます。

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